0) Een duidelijke vraag van de klant is het startpunt. In overleg bepalen we welke gegevens precies nodig zijn om de gevraagde visualisaties te maken.
(1) Dan gaan we verzamelen. Dit kan een dataset zijn die uit het
systeem van de klant komt, ingevulde formulieren of een reeks interviews. Naast de gegevens van de klant zijn er ook data uit andere bronnen nodig, zoals Vektis, het CBS of geografische informatie. Afhankelijk van het type gegevens wat aangeleverd kan worden, kunnen we snel door naar de volgende stop, of zijn we wat langer bezig met verzamelen. Interviews houden en uitwerken kost gemiddeld meer tijd dan een dataset uit een systeem halen.
(2) Alle ingrediënten verzameld? Dan begint het opschonen en afwegen, de fase waar ik zelf veel plezier aan beleef. Al die verschillende databronnen moeten aan elkaar gekoppeld worden om zoveel mogelijk informatie beschikbaar te maken: dat is puzzelen en herorganiseren. Tegelijkertijd moet de data voorbereid worden om er gemakkelijk de visualisaties van te kunnen maken. Het is de fase van mezelf 'opsluiten' en doorgaan tot de data helemaal netjes en consequent is. Tijdens dit proces om de data netjes te maken, komen er ook vragen naar boven:
· Wat te doen met missende data, is die nog in te vullen? En wat zegt dat over het verzamelproces? Moeten daar structurele veranderingen in plaatsvinden, of is dit eenmalig voor deze analyse?
· Inconsequenties in de verschillende bronnen, hoe gaan we daarmee om?
· Welke categorieën worden gebruikt om te rapporteren, welke informatie hebben we dus echt nodig, en welke is voor de vraag niet interessant? Zijn deze categorieën in de praktijk goed gedefinieerd, hebben alle verschillende stakeholders eenzelfde begrip?
Deze vragen brengen ons weer even terug bij stap 1 en vervolgens weer naar stap 2, tot er geen vragen meer over zijn.
(3) Daarna begint het maken van de visualisaties in de vorm van tabellen, staafdiagrammen en kaarten. De wens van de opdrachtgever, degene die visualisaties moet bekijken, snappen en in context kan zetten, staat centraal. Het is een soort ping-pongen van vragen, aanpassen, doorvragen, weer aanpassen. Ook nu moeten we soms weer terug naar het begin: wat willen we echt weten? Misschien hebben we dan toch nog andere gegevens erbij nodig. Doordat mijn vragen uit een andere hoek dan gebruikelijk komen, geeft het weer een nieuwe kijk op hun eigen proces.
(4) En dan kunnen de visualisaties gebruikt worden waar ze voor gemaakt zijn. Ze geven inzicht in hoe de situatie er getalsmatig uitziet, waar knelpunten liggen. Daarmee kunnen ze een onderbouwing zijn om richting te kunnen geven aan procesveranderingen. Dát laat ik dan graag aan mijn collega’s over.